VoIP jest popularną telefonią internetową. Może się ona poszczycić atrakcyjnymi cenami, a połączenia są z reguły naliczane z dokładnością co do 1 sekundy. Bardzo dużą korzyścią jest wykorzystanie jej do rozmów międzynarodowych. Koszt rozmowy rozliczany jest w pojednyczych groszach.

Najtańszym sposobem jest instalacja aplikacji softphone na dysku swojego komputera. I tu wybór darmowych programów do ich obsługi jest spory. Jest mały haczyk, komputer musi być włączony w chwili kiedy wykonujemy połączenie. Oczywiście potrzebny będzie też sprzęt audio: mikrofon i słuchawki (głośniki).

Innym rozwiązaniem jest korzystanie z programu Skype, dzięki któremu możemy dzwonić na numery stacjonarne i także możemy odbierać przez niego rozmowy.

Nieco droższym urządzeniem, które możemy wykorzystać do rozmów jest wyposażony w specjalne gniazdko RJ45 służące do połączenie z siecią komputerową. Można uzyskać połączenie WiFi. Telefon IP można skonfigurować za pomocą przeglądarki internetowej.

Dla małych i średnich przedsiębiorstw zalety korzystania z CaaS są oczywiste. Do głównych należą:

• zredukowanie progu inwestycyjnego,
• przewidywalność kosztów miesięcznych,
• obniżenie kosztów na infrastrukturę IT.

Dla małych firm jest to jedyna szansa na korzystanie z najlepszego i najnowocześniejszego oprogramowania bez dużych nakładów finansowych.

CassS nadaje się również dla dużych korporacji. Przynosi im wiele korzyści, jednak nie dla wszystkich gałęzi rynku. Firmy zarządzające olbrzymim data center niechętnie powierzą poufne informacje swoich klientów zewnętrznej firmie.

Tak jak i inne modele, tak CaaS posiada zalety i wady w zależności od dziedziny jaką firma się zajmuje. Kontynuując temat data center, dla nich CaaS ma dużą zaletę – skalowalność możliwości systemu, ponieważ zapotrzebowanie data center są różne w różnym czasie. Dzięki zastosowaniu data center korzyści z CaaS są ogromne. Jednak jest i druga strona medalu. Usługi komunikacyjne mają inne traktowanie. Biznesmeni traktują je kluczowe, bo dotyczą osobistego kontaktu z klientem. Czasowy dostęp do systemu CRM może być kłopotliwy, ale brak możliwości odbierania telefonów od klientów może być zagrożeniem dla interesu. Dlatego też, wiele firm podchodzi z dużą rezerwą do rozwiązań CaaS.

W tej nowej technologii całe oprogramowanie użytkowników instalowane jest na jednym serwerze. Użytkownicy korzystając z tych zasobów łączą się z nim tworząc chmurę (ang. cloud). Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownicy mogą pracować na bardzo wymagającym oprogramowaniu bez konieczności instalacji ich na swoich jednostkach. Konieczna jest jedynie instalacja przeglądarki internetowej.

Dzięki zastosowaniu cloud computing proste jest dzielenie się efektami pracy, publikacją ich, a nawet udostępnianie ich do edycji innym użytkownikom. Umożliwia to np. Robienie zestawień w arkuszu kalkulacyjnym, który można dokończyć w domu lub w kawiarence internetowej.

Ta technologia jest już dobrze znana ludziom na całym świecie. W Polsce jest ona powoli wprowadzana przez przyzwyczajenie do tradycyjnego modelu wykorzystania programów. Jednak zwolenników nowej technologii jest coraz więcej. Przekonują ich do tego liczne kampanie, spoty reklamowe, które wskazują na korzyści płynące z użytkowania tych usług. Jest ich wiele. Przedstawione one zostały w innych artykułach umieszczonych na naszej stronie. Zapraszamy do lektury.

1. Tańsze rozwiązanie – chodzi tu o zakup oprogramowania i ciągłych aktualizacji. Instalacja oprogramowania to koszty integracji, raportowania, planowania ciągłości działania programów. SaaS umożliwia otrzymanie z zewnątrz usług do utrzymania i zarządzania aplikacją, co likwiduje koszty utrzymania – zakup licencji, sprzętu, infrastruktury i specjalistów od ich utrzymania. Usługi dostawcy SaaS wchodzą w koszt wynajmu aplikacji (usługi).
2. Elastyczność i zdolność rekonfiguracji. Biznes zmienia się w bardzo szybkim tempie. Technologia zostaje w tyle w porównaniu z tempem rozwoju biznesu. W modelu SaaS zasoby sprzętowe są współdzielone między kilku dzierżawców. Mogą być przydzielane do użytkownika zgodnie z jego wymaganiami. W modelu SaaS możliwe jest licencjonowanie oparte na subskrypcji, płaceniu za faktycznie wykorzystany system. Zwiększanie elastyczności możliwe jest poprzez przeniesienie na dostawcę obowiązku zapewnienia odpowiedniej infrastruktury, o którą my już nie musimy się martwić, zmniejszane są tym samym koszty na stałą modernizacje. Pozwala to na szybkie zmiany.
3. Lepsze wykorzystanie budżetu – wydatki można minimalizować usuwając z listy zadań:

• • zakup serwerów i innych podzespołów niezbędnych do uruchomienia nowych wersji oprogramowania
  • zapewnianie zgodności najnowszych wersji oprogramowania z wymaganiami środowiska aplikacji, SO, bezpieczeństwa i współpracy między systemami
  • utrzymanie i update – specjaliści od IT mają możliwość skupienia się nad rozwojem i wsparcie biznesu, zamiast utrzymywaniem istniejących rozwiązań.

1. Wydatki na IT zgodne z aktualnymi potrzebami biznesu – firma może kupić odpowiednią liczbę licencji usług SaaS ile ich aktualnie potrzebuje np. w celu realizacji nowego projektu, jednak może je również ograniczyć kiedy projekt jest już zamknięty.
2. Szybki dostęp do najnowszej wersji aplikacji – tradycyjny model updatu oprogramowania jest bardzo powolny jeśli chodzi o poprawki i aktualizacje. Na łatki czeka się dłuższy czas, aż wszystkie problemy zostaną wyeliminowane. W modelu SaaS podejście jest diametralnie inne. Dostawca utrzymuje cała infrastrukturę. Wszystkie aktualizacje i poprawki leżą po jego stronie. Klient nie musi martwić się o tego typu sprawy. W gestii dostawcy leży, aby klient miał zawsze dostęp do najnowszej, prawidłowo działającej wersji.

Najistotniejszą różnicą między tradycyjnym modelem dostarczania usługi a SaaS jest liczba dzierżawców, którzy są obsługiwani przez jeden system. Tradycyjny model zakłada kupno aplikacji i instalacje jej na swoim serwerze. Jedna licencja przypisana jest do wybranej grupy użytkowników. W swoim modelu SaaS zakłada współdzielenie wśród wielu dzierżawców, jednak sa one od siebie odseparowane.



Systemy zarządzania dokumentami dają możliwość przetwarzania różnych form dokumentów potrzebnych w organizacjach, tych wewnętrznych dotyczących spraw między działami firmy, jak i zewnętrznych z innych organizacji, mogą to być zamówienie, obieg faktur, listy itp.).

Do dziś najczęściej stosowana tradycyjna forma obiegu dokumentów w formie papierowej przechowywana w obszernym archiwum dokumentów zostaje zindeksowana i przeniesiona do elektronicznych baz danych dzięki wykorzystaniu narzędzi OCR (ang. Optical Character Recognition).

Podstawowe funkcje w jakie zaopatrzone są systemy zarządzania dokumentami są [1]:

• rejestrowanie
• porządkowanie
• klasyfikacja
• zarządzanie wersjami
• zarządzanie sposobami pozwalającymi na obieg dokumentów
• archiwizowanie
• powiadomienia osobiste lub grupowe
• narzędzia pozwalające na pracę w różnych formatach dokumentów
• opcje przenoszenia, wysyłania, kasowania.

Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem w swoim zakresie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom [1].

Źródło: System zarządzania dokumentami, http://pl.wikipedia.org/wiki/System_zarz%C4%85dzania_dokumentami;

Bardzo wysoki procent deklarowanych firm, nie oznacza, że wdrożyły już tego typu rozwiązania. Ankiety przygotowane dla 270 menadżerów IT w firmach europejskich, azjatyckich i Ameryki Północnej. Ponad połowa ankietowanych twierdzi, że korzysta z rozwiązań SaaS już ponad 3 lata.

Rozwiązania oparte o SaaS w ciągu ostatnich kilku lat bardzo się rozszerzyły. Najczęściej stosowanymi narzędziami są e-mail, narzędzia księgowe, automatyzacji procesów sprzedaży, helpdesk i zarządzanie wydatkami.

W ciągu najbliższych 2 lat firmy zamierzają zwiększyć wydatki na SaaS, niewielkie pieniądze na ten cel wyłoży 25% badanych, duże nakłady na tego typu usługi wysunie 19% ankietowanych, pozostała część nie chce zwiększać budżetu na ten cel.

Firmy przekonały się do rozwiązań SaaS i nie chcą z nich rezygnować. Najczęściej spotykanymi problemami w przedsiębiorstwach były te związane z integracją usług SaaS z istniejącymi już aplikacjami i programami. Innym problemem jest dostosowanie ich do indywidualnych potrzeb pewnych grup ich użytkowników.

Większe wykorzystanie może zatem prowadzić do powstania różnych specjalnych pakietów , które zawierają takie elementy jak dodatkowe miejsce do przechowywania lub wykorzystania pasma aby uczynić go bardziej opłacalne dla firmy hostingowej w celu uzyskania większej liczby klientów na swoje usługi hostingu.

Obieg zadań w każdej firmie jest praktycznie najważniejszym czynnikiem decydującym o wydajności wykonywania zadań. Dzięki połączeniu pracowników na poziomie sieciowym zyskujemy zespolenie niezależne od miejsca fizycznego przebywania pracownika.

Program jako Usługa (SaaS ) ma wiele zalet w stosunku do własności prywatnej. Przede wszystkim istnieje możliwość standaryzacji operacji internetowych , tak , że maksymalna liczba systemów może uzyskać dostęp do tych samych danych. Prawdopodobnie najbardziej znany z platform SaaS w użyciu jest oprogramowanie, które pozwala na komunikację za pomocą e-mail . Przy użyciu programu komputerowego połączonego z usługodawcą, istnieje większa spójności w protokołach i mniej kolizji danych. Istnienie takich platform znacząco zmniejsza ilość włamań hakerów , ponieważ programiści mogą lepiej kontrolować działania strumienia danych i jest mniej węzłów na różnych platformach , gdzie dane mogą być wstrzykiwany lub przechwytywane. Jednocześnie zarządzanie dokumentami przechodzi na całkowicie nowy poziom jakości i wydajności.

Dzięki tego typu systemom dany przypadek przypisany jest do najlepszej osoby lub sprzętu, dodatkowo najważniejsze zadania są wykonywane wcześniej dzięki hierarchizacji zadań.

Z punktu widzenia pracy, menedżerowie mogą skupić się na problemach pracowników i przedsiębiorstw, takich jak indywidualne działania, procedury optymalizacji, i na szczególnych przypadkach, a nie tylko na rutynowych zadaniach. Armia urzędników nie jest już wymagana do wydania i śledzenia pracy.